4 processos fundamentais na gestão do estoque
É comum ouvirmos a frase “não tem como fazer o estoque bater certo”. Acreditamos que processos bem estruturados e pessoas treinadas que entendam o porquê da realização de determinadas tarefas, produzem resultados extraordinários. Isso quer dizer 100% de assertividade no estoque? Não! Mas observando como anda a execução desses 5 processos na sua empresa, com certeza você irá conseguir níveis de assertividade no estoque mais elevados e talvez até próximos de 100%.
1. Recepção
Talvez já tenha acontecido na sua empresa: a mercadoria ser vendida antes da entrada no sistema. Normalmente isso ocorre para que a venda não seja perdida. Entretanto, quando a mercadoria for confirmada no sistema, a quantidade virtual (saldo no sistema) será maior do que a quantidade física, gerando distorções nas previsões de compra, situação em que mercadorias deixaram de ser compradas porque não foram sugeridas no relatório de compras, reprimindo a demanda do seu produto e gerando uma diferença de falta quando a contagem do seu estoque for realizada. É importante observar no processo de recepção:
a) Conferência das informações da Nf (dados da empresa, fornecedor etc);
b) Conferência dos volumes (confrontar Nf com quantidade recepcionada);
A mercadoria recepcionada e que ainda não teve entrada confirmada no sistema deve ficar acomodada em local sinalizado e separada das demais mercadorias no estoque/área de vendas, evitando confusões e saídas sem conformidade. Esse processo permite que os colaboradores identifiquem que aquelas mercadorias ainda não estão disponíveis para venda e também não devem ser alocadas nas prateleiras (depósitos ou área de vendas).
2. Registro
No processo de registro, dar preferência à confirmação da entrada via XML para gerar agilidade no processo. Observar se o seu sistema permite fracionamento do produto por unidade de medida, apresentação e fornecedor. Exemplo: se você compra um produto em vários fornecedores que te entregam unds/caixa distintas, procure cadastrar essas informações utilizando o recurso de código de barras adicionais para que o fracionamento do custo do seu produto seja feito da maneira correta. Ter essas informações parametrizadas no seu sistema evita erros de quantitativo no estoque, bem como da composição do custo do produto logo na entrada da mercadoria.
3. Acomodação
Observar sempre a regra básica do PVPS (primeiro que vence, primeiro que sai), no caso das mercadorias perecíveis. Manter os locais de acomodação bem sinalizados, limpos e organizados, facilitando a localização da mercadoria por qualquer colaborador. Um processo de acomodação bem estruturado evita equívocos no controle do estoque, evitando inclusive, perda de vendas devido a não localização da mercadoria no depósito, por exemplo.
4. Movimentação
Caso o seu processo de compra inclua distribuição para outras lojas, no formato matriz e filial, por exemplo, procure organizar as transferências considerando a demanda média de cada filial, garantindo que a quantidade a ser transferida não comprometa o estoque de nenhuma das lojas, evitando rupturas ou excessos. Procure verificar se o seu sistema possui essa solução integrada no módulo de transferência. Caso não possua, procure controlar esse processo através de uma planilha de Excel.
Se a movimentação for ocorrer entre o depósito e a loja (muito comum em supermercados), procure controlar separadamente os estoques do depósito e o da loja. Dessa forma, é possível observar se existem mercadorias no depósito não expostas na loja, além de garantir que nessa movimentação sejam enviados o quantitativo ideal para não gerar ruptura na ponta e nem excessos, otimizando a sua venda por área.
Seguindo essas dicas, além de permitir um maior controle do estoque, o seu negócio com certeza irá produzir maiores resultados em vendas (reduzindo a ruptura no estoque) e na disponibilidade de caixa (diminuindo o capital empatado com produtos excedentes).